Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Theo Thủ tướng, việc ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg nhằm khắc phục tình trạng các cơ quan nhà nước chưa thực sự tận dụng các phương tiện công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả làm việc. Đặc biệt, chưa ứng dụng triệt để, hiệu quả hệ thống thư điện tử, một trong những ứng dụng quan trọng của mạng máy tính, Internet vào việc trao đổi thông tin, hướng tới ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước, nâng cao hiệu quả hoạt động, năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Theo đó, Chỉ thị của Thủ tướng yêu cầu Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện triển khai hệ thống thư điện tử tại cơ quan nhà nước các cấp, tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin hiện có, đặc biệt từ kết quả của các đề án, dự án đã được triển khai và sự hỗ trợ của các tổ chức, doanh nghiệp đưa vào sử dụng hiệu quả các hệ thống thư điện tử;
Tạo lập hộp thư điện tử cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan tại những nơi đã đủ điều kiện, xem xét tạm thời sử dụng hộp thư điện tử miễn phí có tính bảo mật cao tại những nơi chưa đủ điều kiện. Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn bảo đảm các cán bộ, công chức, viên chức có thể sử dụng thư điện tử trong công việc.
Xây dựng quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của mỗi cơ quan. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc xây dựng, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử, trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử cá nhân, hộp thư điện tử cơ quan; quy định rõ quy trình xử lý công việc sử dụng hệ thống thư điện tử, những nội dung bắt buộc, khuyến khích được trao đổi qua hệ thống thư điện tử. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử hàng năm đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác.
Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấp, tại những nơi đã bảo đảm về hạ tầng kỹ thuật, bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử vào hoạt động của cơ quan nhà nước bắt đầu từ cấp quận, huyện, sở, ban, ngành đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và từ cấp đơn vị trực thuộc trực tiếp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ theo các nội dung của Chỉ thị này.
Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức có thẩm quyền trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan.
Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy
Sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử;
Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Trước đó, cũng trong chủ trương sử dụng hệ thống thư điện tử trong công tác, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 29 tháng 11 năm 2007 về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
